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Pensamientos sobre la Organización en la empresa

 

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Una de las cosas que más odian los empresarios es la Organización, y en concreto, la organización interna de sus empresas, el control, la estructura, etc.

Muchos empresarios solo se sienten a gusto en aquello que conocen y que dominan: Su producto, su programación, su gestión de ventas, sus estrategias, etc., pero… las tripas de su empresa, su estructura y el motor que hace que todo se mueva internamente, les asusta realmente.

No quieren que se les maree con procesos, controles, datos económicos y financieros, estadísticas, planificaciones, o si tengo que hacer esto o lo otro. Tampoco quieren, en muchos casos, que se les diga lo que tienen que hacer o se les muestre aquello que no se está haciendo bien. En muchas ocasiones la respuesta es siempre: “no tengo tiempo” o “siempre se ha hecho así”.

A esto debemos añadir también el pensamiento de que si un empresario no es organizado, resulta imposible que organice su propia empresa y que identifique los procesos susceptibles de mejora.

Por todo esto, es habitual encontrarse con empresas donde la organización interna no existe, y si existe, no está bien diseñada ni ejecutada.

La organización interna de una Compañía no es una tarea sencilla y supone una labor poco agradecida pero absolutamente necesaria, pero tiene la gran ventaja de que una vez instaurada, los frutos aparecen inmediatamente:

“Una estructura organizada, fuerte y controlada, genera seguridad y tranquilidad para todos: Empresario, equipo, clientes y proveedores”.

La organización implica revisar todos los procesos de una empresa para mejorarlos, reorganizarlos y optimizarlos, implica distribuir y adecuar tareas, dotar del personal necesario y cualificado y de los recursos técnicos necesarios, qué sean útiles y productivos, implica la generación de información real que permita la toma de decisiones, implica la aplicación de controles internos y seguimientos continuos, la evaluación de resultados, etc.

En definitiva, lo que busca la organización es optimizar el modelo de negocio de la empresa para conseguir una estructura fuerte y eficiente, instaurando el espíritu de cambio continuo que les permitan crecer, y siempre dentro de las necesidades y recursos disponibles de cada empresa y mirando también siempre a las necesidades del mercado y de sus clientes.

En SÉPTIMA ayudamos desde el principio a las empresas y a sus empresarios a analizar, localizar e implantar las soluciones necesarias para cada empresa actuando en todos procesos y áreas: Gestión económica y financiera, producción, compras, ventas, planificación, recursos humanos, etc., trabajando juntos y participando del proyecto para alcanzar los objetivos marcados, y siempre manteniendo bien fuerte el espíritu de cambio y mejora.

 

 

La obligada decisión de las empresas: Reinventarse o morir

 

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Una buena idea de negocio, un buen producto o servicio, mucho trabajo, dedicación y esfuerzo. Esto es la base de que una empresa perdure en el tiempo. Pero el éxito prolongado no está nunca garantizado porqué el mercado y el consumidor cambian, y las empresas deben saber también cambiar para para seguir manteniéndose en el mercado.

El mercado y el consumidor es siempre el que manda. Las empresas están siempre expuestas a los cambios, y es necesario, por no decir imprescindible, anticiparse a esos cambios y adaptarse a las nuevas coyunturas: Dicho de otra manera: Hay que reinventarse continuamente para no quedarse atrás.

Saber detectar  estos cambios en el mercado y en el comportamiento de los consumidores es esencial  para que una compañía pueda mantenerse y crecer en el tiempo.

¿Y cómo?

Las cosas funcionan hasta que dejan de hacerlo, y muchas veces no hay vuelta atrás. El cliente es siempre el que marca el paso y las empresas no pueden ir contracorriente. Por mucho que nuestro modelo de negocio haya funcionado siempre bien, debemos trabajar en su trasformación enfocándolo y adaptándolo a las nuevas necesidades, explorando nuevos campos, nuevas técnicas, mejor tecnología, otros productos o mercados, etc., y siempre ofreciendo un valor añadido a los clientes que nos diferencie de la competencia. Esto es vital para afrontar el futuro.

Y no pensemos que los cambios que se deben hacer son siempre radicales. Hay muchos casos en los que los conocimientos que tenemos del mercado y del producto y que han sido adquiridos a lo largo del tiempo son muy aprovechables si se sabe adaptar a los momentos actuales. Otras veces, está claro, no hay más remedio que acometer profundas trasformaciones para conseguir situarse de nuevo.

Y no hay que olvidar que todos los sectores son, de una manera u otra, vulnerables a estos cambios y hay muchos proyectos que no pueden evitar quedarse desfasados y por tanto, acercarse a su posible final. Ejemplos tenemos muchos: Sectores como las salas de cine, los videoclubs, la fotografía analógica, las imprentas, la prensa escrita… han sufrido altamente estos cambios del consumidor.

El cambio obligado por la era digital actual

En los tiempos actuales en los que nos movemos la trasformación digital ha pasado a jugar un papel altamente decisivo. Todo lo digital está cada vez más presente en nuestras vidas y está provocando verdaderos cambios en nuestro comportamiento y en el comportamiento de consumo de los usuarios. Podemos afirmar que realmente lo está cambiando todo.

Las nuevas tecnologías pueden servirnos de gran ayuda para abrir múltiples posibilidades y nuevos canales de venta o comunicación. Por ese motivo, hay que adaptarse a estos nuevos tiempos y disponer de los medios tecnológicos necesarios para que nuestros productos o servicios sean visibles, y lo que es más importante, conseguir que el  cliente los demande.

¿Y cuándo lo hacemos?

Pues ya se ha dicho y por tanto, la respuesta es clara: Constantemente. Es un proceso continuo que debe acometerse de manera constante. Y si no es así, o no se ha hecho nunca: hay que hacerlo cuanto antes y no esperar a que sea demasiado tarde. Siempre hay posibilidades de reinventarse si se consigue aportar nuevo valores al cliente.

Lo que nunca hay que hacer es tirar la toalla: Hay que reinventarse y no morir.

¿Por qué es necesario acometer procesos de reorganización?

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“Siempre lo hemos hecho así’, “Si se hace así, será por algo”

Estas frases nos deben sonar bastante, pero… ¿Realmente, lo estamos haciendo bien? ¿Es lo que realmente necesitamos? ¿No nos estaremos equivocando?

Es muy habitual encontrarnos con organizaciones qué, disponiendo de un buen producto y un buen equipo, no disponen de una estructura empresarial sólida que lo sustente y que les permita mantenerse o crecer. No son fuertes internamente debido a una mala organización, procesos erróneos o poco definidos, poca unión entre sus áreas, recursos infrautilizados que disminuyen la eficiencia del negocio, controles de gestión deficientes, falta de información para la toma de decisiones, nula planificación, falta de estrategia empresarial…

Necesitan, entonces, optimizarse y fortalecer su modelo de negocio: La empresa se encuentre por debajo de su potencial al poseer una estructura organizativa que no se adaptada a la realidad del negocio y a las necesidades de los clientes y del mercado.

En otras ocasiones, el día a día nos gana la batalla y acabamos siendo arrastrados por la organización, cuando debe ser al revés: Nosotros somos los conductores y por tanto, debemos controlar nuestra organización antes de que ella nos controles a nosotros.

O cuando la empresa se encuentra inmersa en situaciones de crisis o momentos difíciles, cuando no se están alcanzando las expectativas previstas, cuando no se cumplen los planes de negocio, cuando disminuyen nuestras ventas, cuando aparecen desequilibrios financieros y de tesorería difíciles de sobrellevar…

En todos estos casos, debemos detenernos, analizar la situación, y si es necesario, pedir ayuda para cambiar la situación y mejorar el funcionamiento de nuestra empresa.

Es el momento de actuar: Cuando una empresa necesita someterse a un profundo proceso de reorganización interna hay que plantarse, tomar decisiones y actuar sobre todo aquello susceptible de realizar acciones de mejora o corrección y optimizar su funcionamiento. De esta manera, se pone en marcha el proceso de cambio.

La consultoría de organización y estratégica se ocupa de prestar esta ayuda y servir de apoyo a las empresas para que éstas alcancen una estructura empresarial sólida y fiable que asiente su futuro y le permita competir en los mercados mediante la diferenciación de su competencia. La consultoría de organización ayuda a construir organizaciones más fuertes y capaces de cumplir con sus objetivos a través del cambio de su modelo de negocio.

Comentábamos en nuestro artículo  “Sobre la consultoría… ¿Qué es la consultoría?” del pasado 10 de diciembre, que son servicios al que las empresas recurren cuando necesitan ayuda para encontrar soluciones a situaciones o problemas que no saben o no pueden afrontar por sí mismas, o cuando buscan nuevas oportunidades de futuro que les permita crecer y alcanzar  objetivos estratégicos. Ayudan a las empresas a identificar y definir los problemas que les afectan, a analizar las causas que los han provocado y a acometer las acciones necesarias para su solución. Son servicios que se contratan para mejorar  los sistemas y métodos establecidos, para planificar y gestionar los cambios en la organización y para perfeccionar o asesorar a los integrantes de la empresa. Aportan, soporte y apoyo a planes de crecimiento, de organización o de mejora de resultados.

La consultoría de organización centra su intervención en la optimización de la gestión empresarial en todos sus procesos y áreas: financiero, contable, administrativo, comercial, producción y recursos humanos, diseñando y aplicando estrategias empresariales en base a las necesidades reales de la empresa.

El trabajo de reorganización debe realizarse de manera diferenciada, personal y conjuntamente con el cliente, es decir, con la colaboración y participación de todos los integrantes de la empresa, porqué los cambios deben producirse desde dentro para qué, una vez instaurados, permanezcan estables de cara al futuro.

Las actuaciones consisten en la localización, evaluación, desarrollo e implantación de soluciones  para corregir y mejorar los procesos organizativos y de dirección existentes, redefiniendo el modelo organizativo y operativo, implantando sistemas de gestión eficientes y diseñando y aplicando mecanismos de seguimiento y control del negocio.

Partiendo de un análisis certero de la realidad y de lo que se pretende que ocurra en el futuro, es fundamental el trazar un plan estratégico claramente definido y establecer modelos de gestión adecuados que pongan en práctica las líneas estratégicas marcadas. Esquemáticamente, organizar implica:

  • El Estudio y análisis de la situación de la empresa.
  • Alcanzar conclusiones, detectar deficiencias y proponer mejoras.
  • Definir los objetivos a corto y largo plazo, y definición de la estrategia y políticas de cambio.
  • Implantación y puesta en marcha de los planes de actuación.
  • Asesoramiento continúo.
  • Seguimiento y corrección de desviaciones.
  • Finalización del proyecto de organización.

Además, es imprescindible elaborar un buen sistema de información que facilite a la dirección y a la empresa la toma de decisiones en base a datos reales y en tiempo real, evitando así que la empresa se gestione “a ciegas” o con información o datos obsoletos. Es de vital importancia que los estados contables y financieros de la organización sean analizados adecuadamente. La contabilidad no debe suponer un mero trámite para cumplir con los requisitos legales. Debe servir como fuente de información para la empresa y para su dirección, y debe ser el punto de partida ante la toma de cualquier decisión.

Por otro lado, hay que establecer mecanismos de seguimiento y control periódico del negocio. El éxito de todo proceso de organización pasa por realizar un continuo seguimiento, control y mejora de sus procesos. En definitiva, por mantener vivo el cambio.

El objetivo es también mejorar la eficiencia de la Dirección de la empresa en la toma de sus decisiones, tanto de gestión como estratégicas.

Un plan de transformación o reorganización puede contemplar, entre otras, las siguientes actuaciones:

  • Redefinición estratégica del negocio.
  • Diseño del plan de actuación.
  • Asignación de recursos.
  • Impulso de las ventas.
  • Productos y política de precios. Competencia y mercado.
  • Optimización de recursos productivos y medios.
  • Mejoras en los procesos productivos y logísticos.
  • Procesos comerciales, financieros y administrativos.
  • Mejora de la eficiencia de la Dirección de la empresa en la planificación y toma de decisiones.
  • Mejora de los canales de comunicación.
  • Optimización de compras.
  • Análisis y reducción de Costes.
  • Gestión de la rentabilidad (Productos, clientes, líneas de negocio …)
  • Análisis del equipo humano. Dimensión, perfiles, productividad, formación.
  • Revisión y adecuación de la situación financiera y económica.
  • Controles de gestión.

Y todo esto, debe llevarse a cabo entre cliente y consultor, porqué una buena actuación de organización no puede limitarse  a definir, asesorar y teorizar. La consultoría debe convertirse en parte activa del proceso de cambio, debe participar plenamente en su implantación, participando y trabajando con cada uno de los integrantes de la empresa, consiguiendo así la plena integración.

SGL Consultores realiza consultoría de organización y estratégica y asesoramiento a empresas siguiendo estos criterios y basándose en una relación de entera transparencia y confianza con sus clientes. No podía ser de otra manera.