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El nuevo registro diario de la jornada laboral
A partir del próximo 12 de mayo, todas las empresas que operen en España estarán obligadas a llevar un registro diario de la jornada y de las horas de trabajo de sus trabajadores, y todo ello gracias al Real Decreto-ley 8/2019 de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.
El objetivo que tiene esta norma, según dicta su propio texto, es el de servir de vehículo para la conciliación de la vida personal y la laboral, aparte de querer ser un mecanismo para evitar los abusos en relación al tiempo de trabajo de los trabajadores.
Este registro, qué ya existía para los contratos a tiempo parcial desde el año 2014, pasa ahora a ser obligatorio para la totalidad de los contratos y, como se ha dicho, para todas las empresas.
El registro de la jornada debe ser diario, y debe aplicarse tanto para trabajos que son presenciales en los centros de trabajo como para aquellos que no se presten físicamente en ellos, o que tengan jornadas variables. Es decir, será aplicable a cualquier tipo de prestación de servicios laborales, debiendo aplicarse sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en el Estatuto de los trabajadores.
Deberá conservarse al menos durante cuatro años, pudiendo ser requerido en este periodo por la autoridad laboral, y estar a disposición de los trabajadores y de sus representantes legales.
Su organización y documentación se establecerá mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, o por la decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores de la empresa.
En resumen, los requisitos que establece el Real Decreto Ley para este registro son:
- Debe ser un registro diario.
- Debe realizarse de forma individualizada para cada trabajador.
- Debe contener tanto la hora de entrada como de salida de cada trabajador.
- Debe contener las horas extras que se realicen, y como son compensadas al trabajador, bien con periodos de descanso, o bien, mediante remuneración.
- Debe poder ser visualizado en el propio centro de trabajo o en la sede de la empresa.
- Debe conservarse 4 años y estar a disposición de los trabajadores y/o de la Inspección de trabajo.
- Debe garantizarse la veracidad, fiabilidad e invariabilidad de los datos ahí registrados.
¿Qué opinan las empresas?
El cumplimiento de esta obligación va a suponer cambios importantes en las empresas, tanto materiales como en el cambio de sus costumbres. Su adopción va a suponer un esfuerzo tecnológico y económico para las empresas, además de un aumento de la carga administrativa de trabajo para que ese control sea efectivo.
La primera impresión es que las empresas españolas no están preparadas actualmente para aplicar esta medida. No están preparadas para un control tan exhaustivo.
Destacar qué, en una gran mayoría de las empresas, sobre todo en las pequeñas y medianas empresas, se desconoce realmente lo que tienen que hacer, desconocen los métodos de control que pueden aplicar, y miran con bastante temor las sanciones que pueden sufrir por el incumplimiento de la normativa. Y sobre todo porque falta concreción en cómo se debe ejecutar. El Real Decreto Ley prevé un desarrollo reglamentario por lo que habrá que esperar a su desarrollo y así evitar poner en marcha sistemas de control que luego no sirvan o no se adapten a las exigencias legales.
No obstante, y hasta que ese reglamento llegue, es importante destacar que la norma no impone ningún método concreto para realizar el control, pudiéndose optar por medios manuales, informáticos, sistemas de huella o reconocimiento, aplicaciones instaladas en telefonía móvil, tabletas, ordenadores, etc. Por tanto, cada empresa es libre de elegir el sistema de control y registro que mejor se adapte a sus necesidades y características.
A partir de día 12 de mayo el incumplimiento de esta obligación será calificado como infracción laboral grave.
Otros artículos de sgl&blog sobre el registro horario:
El registro de la jornada de trabajo y el control horario
(Artículo actualizado con fecha del 6 de abril de 2017 en base a la sentencia de la Sala IV del Tribunal Supremo, de 23 de marzo de 2017. Ver nuestro artículo: «El registro de la jornada de trabajo y el control horario: las empresas no están obligadas a llevar un registro de la jornada diaria de la plantilla», donde se da la vuelta a la obligación del control en las horas ordinarias.)
“El registro de jornada diaria es obligatorio, se realicen o no horas extraordinarias” (Instrucción 3/16 de la Dirección General de la ITSS)
Con el fin de evitar casos de fraude laboral en lo que a la realización de horas extraordinarias se refiere, las cuales, en muchos casos no se computan como tales, el Real Decreto-ley 16/2013 establece que las empresas deben registrar diariamente las horas que realiza cada trabajador a jornada parcial, junto con su hora de entrada y salida. Así mismo, establece la obligación que tienen las empresas de entregar al trabajador, junto con su nómina, un resumen detallado de las horas realizadas, tanto normales como extraordinarias (para los contratos a tiempo parcial estas horas extraordinarias se denominan complementarias). Además, se estipula también la obligación de que estos datos permanezcan en las empresas al menos durante 4 años.
Por otro lado, el Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 35.5, exige el registro diario de la jornada del trabajador para el cómputo de las horas extraordinarias, pero no hacía referencia a las horas complementarias, las que se producen en los contratos a tiempo parcial, que son cada vez más frecuentes en el actual sistema de relaciones laborales.
A esto hay que añadir dos sentencias de la Audiencia Nacional que establecen que las empresas deben llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores para que los inspectores de Trabajo puedan determinar “si se superan o no los límites de la jornada ordinaria” y, por lo tanto, si el trabajador ha realizado horas extraordinarias.
Y finalmente, entra en juego la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), la cual, mediante la instrucción 3/2016 de marzo, ha intensificado el control de las horas extraordinarias, complementando y ampliado lo estipulado en la anterior instrucción 1/2015, sobre el control de la contratación a tiempo parcial.
El resultado final de todo esto es que, las empresas quedan obligadas a registrar la jornada laboral de todos los trabajadores, independientemente del tipo de contrato que tengan, parcial o a jornada completa, y tanto si se realizan horas extraordinarias (o complementarias en su caso) o no.
Y si esto no se cumple, la Inspección de trabajo está aplicando importantes sanciones a las empresas que pueden alcanzar los 6.250 euros.
Ya desde un punto de vista práctico, esta obligación genera un problema técnico y económico a las empresas ya que cada tipo de actividad requiere un control específico y no queda establecido un modelo oficial. No obstante, los datos deben ser los siguientes:
- Identificación de la empresa y del empleado.
- Jornada de trabajo a realizar por el trabajador.
- Las horas de entrada y salida del trabajador a diario.
- Desglose de las horas, tanto normales como extraordinarias, realizadas por el trabajador.
- Firma de la empresa y recibí del trabajador.
Así mismo, no se establece el medio de control a utilizar, siendo válido cualquier sistema o medio que permita registrar de modo permanente y objetivo la jornada de los trabajadores, con sus respectivas horas de entrada y salida, y siempre que permita acreditar el cumplimiento de la obligación ante la Inspección de Trabajo, y que permita efectuar la totalización mensual de la jornada y la entrega de esta a los trabajadores.
El registro debe permanecer en cada centro de trabajo y estar disponible para su consulta por parte de la Inspección.
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