Categoría: Administración

¿Por qué es necesario acometer procesos de reorganización?

Lego Organización WP

“Siempre lo hemos hecho así’, “Si se hace así, será por algo”

Estas frases nos deben sonar bastante, pero… ¿Realmente, lo estamos haciendo bien? ¿Es lo que realmente necesitamos? ¿No nos estaremos equivocando?

Es muy habitual encontrarnos con organizaciones qué, disponiendo de un buen producto y un buen equipo, no disponen de una estructura empresarial sólida que lo sustente y que les permita mantenerse o crecer. No son fuertes internamente debido a una mala organización, procesos erróneos o poco definidos, poca unión entre sus áreas, recursos infrautilizados que disminuyen la eficiencia del negocio, controles de gestión deficientes, falta de información para la toma de decisiones, nula planificación, falta de estrategia empresarial…

Necesitan, entonces, optimizarse y fortalecer su modelo de negocio: La empresa se encuentre por debajo de su potencial al poseer una estructura organizativa que no se adaptada a la realidad del negocio y a las necesidades de los clientes y del mercado.

En otras ocasiones, el día a día nos gana la batalla y acabamos siendo arrastrados por la organización, cuando debe ser al revés: Nosotros somos los conductores y por tanto, debemos controlar nuestra organización antes de que ella nos controles a nosotros.

O cuando la empresa se encuentra inmersa en situaciones de crisis o momentos difíciles, cuando no se están alcanzando las expectativas previstas, cuando no se cumplen los planes de negocio, cuando disminuyen nuestras ventas, cuando aparecen desequilibrios financieros y de tesorería difíciles de sobrellevar…

En todos estos casos, debemos detenernos, analizar la situación, y si es necesario, pedir ayuda para cambiar la situación y mejorar el funcionamiento de nuestra empresa.

Es el momento de actuar: Cuando una empresa necesita someterse a un profundo proceso de reorganización interna hay que plantarse, tomar decisiones y actuar sobre todo aquello susceptible de realizar acciones de mejora o corrección y optimizar su funcionamiento. De esta manera, se pone en marcha el proceso de cambio.

La consultoría de organización y estratégica se ocupa de prestar esta ayuda y servir de apoyo a las empresas para que éstas alcancen una estructura empresarial sólida y fiable que asiente su futuro y le permita competir en los mercados mediante la diferenciación de su competencia. La consultoría de organización ayuda a construir organizaciones más fuertes y capaces de cumplir con sus objetivos a través del cambio de su modelo de negocio.

Comentábamos en nuestro artículo  “Sobre la consultoría… ¿Qué es la consultoría?” del pasado 10 de diciembre, que son servicios al que las empresas recurren cuando necesitan ayuda para encontrar soluciones a situaciones o problemas que no saben o no pueden afrontar por sí mismas, o cuando buscan nuevas oportunidades de futuro que les permita crecer y alcanzar  objetivos estratégicos. Ayudan a las empresas a identificar y definir los problemas que les afectan, a analizar las causas que los han provocado y a acometer las acciones necesarias para su solución. Son servicios que se contratan para mejorar  los sistemas y métodos establecidos, para planificar y gestionar los cambios en la organización y para perfeccionar o asesorar a los integrantes de la empresa. Aportan, soporte y apoyo a planes de crecimiento, de organización o de mejora de resultados.

La consultoría de organización centra su intervención en la optimización de la gestión empresarial en todos sus procesos y áreas: financiero, contable, administrativo, comercial, producción y recursos humanos, diseñando y aplicando estrategias empresariales en base a las necesidades reales de la empresa.

El trabajo de reorganización debe realizarse de manera diferenciada, personal y conjuntamente con el cliente, es decir, con la colaboración y participación de todos los integrantes de la empresa, porqué los cambios deben producirse desde dentro para qué, una vez instaurados, permanezcan estables de cara al futuro.

Las actuaciones consisten en la localización, evaluación, desarrollo e implantación de soluciones  para corregir y mejorar los procesos organizativos y de dirección existentes, redefiniendo el modelo organizativo y operativo, implantando sistemas de gestión eficientes y diseñando y aplicando mecanismos de seguimiento y control del negocio.

Partiendo de un análisis certero de la realidad y de lo que se pretende que ocurra en el futuro, es fundamental el trazar un plan estratégico claramente definido y establecer modelos de gestión adecuados que pongan en práctica las líneas estratégicas marcadas. Esquemáticamente, organizar implica:

  • El Estudio y análisis de la situación de la empresa.
  • Alcanzar conclusiones, detectar deficiencias y proponer mejoras.
  • Definir los objetivos a corto y largo plazo, y definición de la estrategia y políticas de cambio.
  • Implantación y puesta en marcha de los planes de actuación.
  • Asesoramiento continúo.
  • Seguimiento y corrección de desviaciones.
  • Finalización del proyecto de organización.

Además, es imprescindible elaborar un buen sistema de información que facilite a la dirección y a la empresa la toma de decisiones en base a datos reales y en tiempo real, evitando así que la empresa se gestione “a ciegas” o con información o datos obsoletos. Es de vital importancia que los estados contables y financieros de la organización sean analizados adecuadamente. La contabilidad no debe suponer un mero trámite para cumplir con los requisitos legales. Debe servir como fuente de información para la empresa y para su dirección, y debe ser el punto de partida ante la toma de cualquier decisión.

Por otro lado, hay que establecer mecanismos de seguimiento y control periódico del negocio. El éxito de todo proceso de organización pasa por realizar un continuo seguimiento, control y mejora de sus procesos. En definitiva, por mantener vivo el cambio.

El objetivo es también mejorar la eficiencia de la Dirección de la empresa en la toma de sus decisiones, tanto de gestión como estratégicas.

Un plan de transformación o reorganización puede contemplar, entre otras, las siguientes actuaciones:

  • Redefinición estratégica del negocio.
  • Diseño del plan de actuación.
  • Asignación de recursos.
  • Impulso de las ventas.
  • Productos y política de precios. Competencia y mercado.
  • Optimización de recursos productivos y medios.
  • Mejoras en los procesos productivos y logísticos.
  • Procesos comerciales, financieros y administrativos.
  • Mejora de la eficiencia de la Dirección de la empresa en la planificación y toma de decisiones.
  • Mejora de los canales de comunicación.
  • Optimización de compras.
  • Análisis y reducción de Costes.
  • Gestión de la rentabilidad (Productos, clientes, líneas de negocio …)
  • Análisis del equipo humano. Dimensión, perfiles, productividad, formación.
  • Revisión y adecuación de la situación financiera y económica.
  • Controles de gestión.

Y todo esto, debe llevarse a cabo entre cliente y consultor, porqué una buena actuación de organización no puede limitarse  a definir, asesorar y teorizar. La consultoría debe convertirse en parte activa del proceso de cambio, debe participar plenamente en su implantación, participando y trabajando con cada uno de los integrantes de la empresa, consiguiendo así la plena integración.

SGL Consultores realiza consultoría de organización y estratégica y asesoramiento a empresas siguiendo estos criterios y basándose en una relación de entera transparencia y confianza con sus clientes. No podía ser de otra manera.

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Sobre la consultoría… ¿Qué es la consultoría?

Lego Consultoría

Se ha definido el concepto de Consultoría  como aquel “servicio  prestado por una persona o personas independientes y calificadas, para la identificación e investigación de problemas relacionados con políticas, organización, procedimientos y métodos; recomendación de medidas  apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones” (Instituto de consultores del Reino Unido).

Dicho de una manera más sencilla: Es un servicio al que las empresas recurren cuando necesitan ayuda para encontrar soluciones a situaciones o problemas que no saben o no pueden afrontar por sí mismas. De igual manera, cuando buscan nuevas oportunidades o proyectos de futuro que les permita crecer o alcanzar  objetivos estratégicos. Es, en definitiva, un servicio de apoyo y ayuda  para las empresas.

Los servicios de consultoría ayudan a las empresas a identificar y definir los problemas que les afectan, a analizar las causas que los han provocado y a acometer las acciones necesarias para su solución. Son servicios que se contratan para mejorar  los sistemas y métodos establecidos, para planificar y gestionar los cambios en la organización y para perfeccionar o asesorar a los integrantes de la empresa. Aportan, así mismo, soporte y apoyo a planes de crecimiento, de organización o de mejora de resultados.  Y todo ello, con una visión y un ángulo diferente a los que internamente se aplicaban en la empresa.

El proceso de consultoría debe ser realizado siempre de manera conjunta entre los consultores y la propia empresa, entendiendo como empresa a todos sus integrantes. El consultor (asesor, coach, o como queramos llamarlo) debe trabajar codo a codo con el cliente con una total transparencia y confianza, prestándole una atención muy personalizada y ofreciendo siempre un valor añadido. Se debe conseguir el equilibrio perfecto entre lo que la empresa necesita y quiere, y lo que el consultor le puede aportar para alcanzar los cambios deseados. Y siempre teniendo presente qué, aunque el consultor sea el mejor del mundo, nunca sabrá más del negocio que el propio cliente.

Por ese motivo, el papel de los servicios de consultoría es el de liderar el proceso y convertirse en el instrumento del cambio, formando y transmitiendo conocimientos empresariales y organizativos, técnicas y habilidades, y motivando al equipo de cara al cambio consiguiendo la máxima participación de todos sus integrantes.

Pero no nos engañemos, por mucho que se empeñe el consultor en que los cambio se produzcan, si los integrantes de la empresa no están por esta labor, el trabajo, a la larga, habrá sido inútil. En poco tiempo todo volverá a ser igual que antes de su llegada. Por tanto, una vez que el proceso de consultoría haya finalizado debe ser la propia organización y sus integrantes los que continúen internamente con los procesos de cambio iniciados.

Los servicios de consultoría pueden practicarse de formas muy diferentes y con una amplia gama de técnicas o estilos, pero, en general, se deben realizar siguiendo las siguientes fases:

  • Iniciación.  Análisis de información general de la empresa y específica del trabajo.
  • Diagnóstico de la situación.
  • Planificación y Plan de acción.
  • Implementación.  Ejecución del trabajo.
  • Presentación de resultados.
  • Evaluación del servicio de consultoría y finalización (Partida del consultor).

Como resumen, un buen servicio de consultoría debe caracterizarse por lo siguiente:

  • Empatía y capacidad de ilusionar.
  • Imaginación y creatividad.
  • Independencia e imparcialidad.
  • Capacidad de identificación de los problemas y no perder nunca de vista la realidad.
  • Visión de futuro.
  • Eficacia: Proporcionar soluciones reales y específicas.
  • Promover el cambio: Convertirse en “agentes del cambio”.
  • Aportar soporte, ayuda, formación, conocimientos y nuevas técnicas de gestión.
  • Compromiso con la empresa: Trabajar conjuntamente con el cliente y para el cliente.
  • Promover la participación activa de toda la empresa.
  • Apoyar y asesorar en la toma de decisiones.

Y todo con un fin: Alcanzar una gestión más óptima de las empresas y conseguir una estructura sólida y fuerte que permita afrontar cualquier reto con garantías de éxito.

Esta es la labor de SGL Consultores y lo que podemos ofrecer a nuestros clientes.

Comunicaciones comerciales a través del correo electrónico

LSSI Spam 2

Tengámoslo claro, está prohibido el envío de publicidad o comunicaciones comerciales a través del correo electrónico (e-mail) sin que exista un consentimiento previo y expreso del destinatario. Incumplir esta norma tiene un nombre, SPAM.

La LSSI, Ley de Servicios de la Sociedad de Información y de comercio electrónico establece muy claramente que queda totalmente prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales a través del correo electrónico sin que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas, tanto si son personas físicas o jurídicas. Por tanto, no se pueden enviar emails sin tener un permiso expreso del destinatario.

No obstante existe una excepción, que no es otra que exista o haya existido una relación contractual o comercial previa entre ambos, remitente y destinatario, y que el e-mail promocional o publicitario que se va a enviar sea sobre productos o servicios similares a los que inicialmente se contrataron o consultaron por el ahora destinatario. Un ejemplo: Si se solicita información en un comercio o empresa sobre un producto concreto y se proporcionan nuestros datos, incluido el email, y damos nuestro consentimiento expreso para su utilización, el comercio podrá enviarnos vía correo electrónico ofertas o promociones sobre estos productos u otros similares, pero no lo podrá hacer sobre otros que nada tiene que ver con la consulta inicial.

La Ley establece que deberá identificarse claramente quien es el que envía o en nombre de quien se envía. Además, incluirán al comienzo del mensaje la palabra “publicidad” o la abreviatura “publi”. Habrá que informar también de donde proceden los datos de carácter personal.

Eso sí, el destinatario podrá revocar en cualquier con la simple notificación de su voluntad al remitente. Por este motivo, el remitente deberá ofrecer en todo momento al destinatario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos con fines promocionales mediante un procedimiento sencillo y gratuito. Cuando las comunicaciones sean vía e-mail deberá incluirse una dirección electrónica válida donde pueda ejercitarse este derecho.

Cuando hablamos de consentimiento expreso queremos decir, expreso. El destinatario tiene que haber realizado alguna acción concreta en la que acepte recibir este tipo de comunicaciones comerciales en su dirección de e-mail. No sirve el darlo por hecho. Y debe ser previo, es decir, consentimiento previo a la recepción del comunicado.

Y muy importante: El hecho de que obtengamos datos o una dirección de e-mail a través de fuentes públicas y accesibles a todo el mundo, tales como Internet, no nos permite tampoco entender que el consentimiento es expreso.

Con enviar más de tres comunicaciones comerciales vía e-mail a un mismo destinatario en un mismo año ya estamos incurriendo en infracción, y qué decir si el envío se considera masivo y se envía a multitud de destinatarios….

El régimen sancionador es muy importante, y al igual que comentábamos en nuestro artículo sobre la Obligación de cumplir la Ley de Protección de Datos, las sanciones no son para hacer tonterías: Las infracciones leves van hasta los 30.000 euros. Las muy graves hasta los 600.000 euros. Lo dicho.

Las comunicaciones comerciales y las ofertas promocionales se rigen por la LSSI, Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de Información y de comercio electrónico y por las normas vigentes en materia comercial y de publicidad. También será de aplicación la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal.

La obligación de cumplir la Ley de protección de datos de carácter personal

LOPD 3

Cualquier empresa maneja datos personales en el desarrollo normal de su actividad. Datos de clientes, de proveedores, del personal de la empresa, Curriculum vitaes…

La Ley de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD), regula y obliga a como se debe tratar de forma correcta estos datos personales, bien sean propios o de terceros, con el fin de preservar la seguridad de sus titulares y garantizar sus derechos.

Tan obligado está a la Ley un autónomo que trata un solo dato, como una multinacional con millones de datos. La LOPD afecta a la práctica totalidad de las organizaciones por el simple hecho de almacenar datos de personas físicas o de otras organizaciones. Están obligados las personas físicas, autónomos, empresas, entidades públicas, asociaciones, fundaciones, comunidades de propietarios… En definitiva, cualquiera que desarrolle una actividad profesional.

Y esta Ley no es una broma. La vigilancia y el control de la Agencia Española de Protección de Datos es cada vez mayor y aplica sanciones importantes que van desde los 900 a los 600.000 euros.

La cuantía de las sanciones se gradúa atendiendo a la naturaleza de los derechos personales afectados, a su volumen, a los beneficios que podamos haber obtenido, a la intencionalidad, a la reincidencia, a los daños y perjuicios causados,… Por tanto, el no estar al día con la LOPD, pueden causar graves daños económicos a nuestro negocio.

Y un dato muy importante a tener en cuenta es la posibilidad que existe de ser denunciados por su incumplimiento. La denuncia puede venir de cualquiera. Es habitual que este tipo de denuncias provengan de ex trabajadores, clientes insatisfechos, competencia, etc.

Cumplimiento y Adaptación

Cada organización es muy diferente. Si los datos de que disponemos son muy sencillos la adaptación a la LOPD será también muy sencilla.

La Ley determina tres niveles de datos: básico, medio y alto, catalogados en función de la sensibilidad de los mismos, y sobre los cuales establece diferentes tipos de obligaciones.

  • Nivel básico: Datos identificativos, tales como NIF, Nº Seguridad Social, nombre, apellidos, dirección, teléfono, firma, imagen, e-mail, nombre de usuario, número de tarjeta, matrícula…
  • Nivel medio: Datos sobre infracciones administrativas o penales, solvencia o crédito, datos tributarios o de la Seguridad Social, datos de prestación servicios financieros, y datos referentes a la personalidad o comportamiento de las personas, como gustos, costumbres, aficiones…
  • Nivel alto: Datos acerca de la ideología, religión, creencia, origen racial, salud, vida sexual o sobre violencia de género.

La LOPD regula las acciones que se deben llevar a cabo:

  • Inscripción de los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.
  • Elaboración e implantación del Documento de Seguridad.
  • Regulación del movimiento de datos con terceros.
  • Auditoría bianual (para nivel medio o alto de datos)

De manera más amplia, el proceso de implantación y cumplimiento es:

  • Identificación del responsable de los ficheros.
  • Análisis de los medios informáticos y las instalaciones físicas.
  • Identificación de los ficheros, tanto en formato papel como informático, según los fines con los que se traten.
  • Inscripción de los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.
  • Elaboración del Documento de Seguridad.
  • Elaboración del Manual de Implantación.
  • Elaboración del Certificado LOPD.
  • Guía de los protocolos ARCO. Guía de actuación para el personal de la empresa de cómo debe recibir, gestionar y atender las peticiones de acceso, rectificación, cancelación, y oposición (ARCO) que cualquier persona pueda solicitar a la empresa en ejercicio de sus derechos contemplados en la LOPD.
  • Elaboración del contrato de acceso a datos por cuenta de terceros.
  • Elaboración del Compromiso de confidencialidad y secreto.
  • Definición de Cláusulas legales, para inclusión en documentos de papel y electrónicos.
  • Definición de Aviso legal para el cumplimiento de la LSSI en nuestra web.
  • Formación de los responsables y encargados del tratamiento de los ficheros.
  • Información a los propietarios de los datos, sobre la existencia de los ficheros.
  • Elaboración de circulares informativas y difusión interna: Preparación y elaboración de material informativo para la empresa, tales como anuncios, carteles, comunicados…
  • Mantenimiento. Las empresas que no se adapten a los cambios vuelven a ser susceptibles de incumplimiento y por tanto, de sanciones.
  • Realización cada dos años de auditoría (sólo para aquellas empresas que tengan nivel medio o alto de datos). Finalizará con un Informe que determinará si nuestra empresa se adecua o no a la Ley. La ley permite que una empresa puede auditarse a sí misma.

Además, la LOPD impone la identificación de los usuarios mediante el uso de contraseñas, el control de la entrada y salida de soportes con datos, la instalación de sistemas de protección tales como antivirus, cortafuegos, encriptación de datos, etc. o la gestión de copias de seguridad.

Guía del responsable del fichero:

http://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocumentacion/publicaciones/common/pdfs/guia_responsable_ficheros.pdf

Ley de Protección de Datos de Carácter Personal. Agencia española de protección de datos.

http://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocumentacion/legislacion/estatal/index-ides-idphp.php

¿Sirve de algo la Ley contra la morosidad?

Ley contra la morosidad

Con la Ley 15/2010, de 5 de julio (que modificaba la 3/2004, de 29 de diciembre) se establecían medidas para luchar contra la morosidad que existía de forma habitual en las operaciones comerciales, con el fin de mejorar el comportamiento de pagos en España. Perseguía además, equiparar nuestros plazos con los de otros países de Europa.

En concreto, se establecía la prohibición para las partes que contrataban de pactar plazos de pago superiores a 60 días en las operaciones comerciales realizadas entre las empresas y sus  proveedores y subcontratistas. Para las operaciones entre empresas y la Administración pública se establecía un plazo de 30 días, quedando totalmente prohibida la posibilidad de que las empresas negociaran plazos superiores a los fijados por la Ley.

Para la puesta en marcha de estas medidas se planificó una reducción paulatina de los plazos de pago con un periodo de adaptación que finalizó el pasado 1 de enero de 2013:

Plazos máximos de pago

Pero dentro de nuestra cultura y nuestras costumbres comerciales, aunque los plazos de pago queden regulados por Ley y se deba estar sujeto a ella, la realidad se traduce como muy distinta. Estas costumbres no se cambian de un día para otro, y la mayor prueba es que ya en el año 2004 se intentó y se consiguió poco.

El problema principal de esta Ley era que no contemplaba un régimen sancionador en caso de incumplimiento de los límites de pago,  aunque si establecía el devengo de intereses de demora. De esta manera su eficacia fue muy limitada.

No obstante, el mayor artífice del incumplimiento de estos plazos es ha sido siempre la propia Administración Pública: ¿Cómo van las empresas españolas a cumplir una Ley cuando las Administraciones Públicas son las primeras que la incumplen? Difícil y complicado.

Ya en nuestro post del 6 de marzo pasado, Morosidad + IVA. ¿Cómo recuperar el IVA de las facturas impagadas?, mencionábamos que en España ser moroso resulta simpático y qué está dentro de nuestros genes: Se paga tarde y mal, y en muchas ocasiones ni se paga. Y aquí no pasa nada y nadie se extraña ni se siente culpable ni se le señala con el dedo. Cómo a mí no me pagan, pues yo hago lo mismo. Y lo mejor es que quien debería dar ejemplo, que son las Administraciones Públicas, son las que retrasan más los pagos.

Con el Decreto-Ley 4/2013, de 22 de febrero, de medidas de apoyo al emprendedor y de estímulo del crecimiento y de la creación de empleo se modifica y aclara la Ley de 2010 y se adapta a la Directiva Europea 2011/7/UE que exigía modificaciones en la Ley de Morosidad en las Operaciones Comerciales.

Con las nuevas modificaciones, se establece que el plazo de pago que debe cumplir el deudor, si no hubiera fijado plazo o fecha en el contrato, será de 30 días naturales después de la fecha de recepción de las mercancías o  prestación de servicios, incluso cuando hubiera recibido la factura  con anterioridad. Este plazo  podrá ser ampliado mediante pacto entre las partes sin que, en ningún caso, se pueda acordar un plazo superior a los 60 días.

Las empresas deudoras tendrán que sufrir un incremento de sus costes si producen  incumplimientos de los plazos: Se aumenta un punto adicional el interés de demora, alcanzado el interés legal del dinero más 8 puntos porcentuales.

Se establece además, un coste indemnizatorio fijo a pagar por el incumplimiento, fijándolo en una cuantía fija de 40 euros por factura impagada, que se incrementará a la deuda principal sin necesidad de petición expresa o aceptación. Además se podrá reclamar al deudor todos los costes de cobro acreditados que haya sufrido a causa del retraso

Se incluyen mejoras que persiguen las cláusulas y prácticas abusivas y que evitan picarescas tales como pactar plazos superiores de pago con la excusa “acordada” y “obligada” de que los precios contemplan la indemnización por el retraso en el periodo de pago.

Por último, en las contrataciones con el Sector Público destaca, entre los requisitos formales que se modifican, que el contratista tiene la obligación de presentar la factura ante el Registro administrativo correspondiente en el plazo de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o prestación de servicios, para que desde allí sea remitido al departamento o área que le corresponda tramitar la misma. Si la factura no se presenta en el Registro, el plazo de pago no comenzará a computar.

Esperemos que esta nueva normativa produzca el efecto deseado, y de una vez por todas se reduzcan los plazos de pago hasta alcanzar la normalidad. Aunque, como ya hemos dicho, hasta ahora nos parecía normalidad cobrar a 90 días, incluso a 120, y además con vencimiento los días 25.

Problemática de los préstamos de los socios a sus empresas… y de las empresas a sus socios

EURO 4

Este artículo ha sido actualizado en 2017. Ver: https://septimagl.wordpress.com/2017/11/23/prestamos-entre-socios-y-empresa/

Nos encontramos ante una situación muy generalizada actualmente. Las empresas viven situaciones constantes de falta de liquidez, el crédito no es accesible, y la tesorería necesita efectivo para poder afrontar el día de día.

Ante esta situación los socios o propietarios de las empresas optan, ante la falta de acceso al crédito bancario, por prestar fondos a sus empresas, los cuales deben ser recuperados en un futuro. Y todo ello sin aumentar el Capital Social. Por tanto,

¿Qué tratamiento debemos dar a las aportaciones o préstamos que realizan los socios o propietarios a sus propias empresas?

Estas prácticas entre el socio y la empresa son consideradas por la legislación tributaria como operaciones vinculadas, (las operaciones entre una Sociedad y sus socios o accionistas se consideran vinculadas a partir de una participación mínima del socio de un 5%, Art. 16 Ley Impuesto de Sociedades) y deben realizarse cumpliendo una serie de requisitos si no queremos tener problemas fiscales de cara a una posible revisión por parte de la Administración.

Requisitos para su formalización y documentación

Cualquier aportación que se realice desde los socios a la Sociedad (a la inversa sería también necesario) debe formalizarse mediante un contrato entre ambas partes donde se detallen los siguientes datos:

  • Quién realiza el préstamo.
  • Quien lo recibe.
  • Importe del préstamo.
  • Tipo de interés devengado.
  • Plazo, cuotas y forma de devolución.
  • Fecha de formalización y de vencimiento.

Los requisitos de documentación de operaciones vinculadas se recogen en el Art. 20 de la Ley del Impuestos sobre Sociedades, existiendo reglas específicas para las empresas de reducida dimensión y para las personas físicas.

Este documento contractual deberá ser firmado por ambas partes, aunque en muchos casos sea firmado por la misma persona, como socio por una parte, y administrador por la otra, y debe presentarse en la correspondiente Oficina Liquidadora del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados de la Comunidad Autónoma a la que se pertenezca. Estas operaciones están sujetas a este impuesto, aunque sin efecto económico, al estar exento.

Si la cuantía del préstamo entre partes vinculadas supera 3 veces los Fondos Propios de la entidad, se estará sujeto a la llamada regla de subcapitalización (Art. 20 Ley IS), mediante la cual, los intereses devengados que excedan sobre dicha cuantía, tendrán la consideración de dividendos a los socios.

Intereses a aplicar

La Ley del IRPF y la Ley del Impuesto sobre Sociedades  exigen que la operación de préstamo contemple obligatoriamente el devengo de un interés (a valor de mercado),  el cual, debe ser al menos el del interés legal del dinero.

Pero no basta con tomar como referencia el interés legal del dinero. Deberá tomarse un tipo de intereses a precio normal del mercado. El problema está en cómo determinar cuál es el valor de mercado.

En general, la práctica más utilizada es la de realizar un promedio de los tipos aplicables para importes y situaciones similares por las entidades bancarias o clientes preferentes. En su ausencia, existen otras fórmulas de determinación que pueden servir para cumplir con este requisito.

No obstante, puede pactarse entre ambas partes un tipo de interés inferior al valor normal del mercado, o incluso, pactarse un interés al 0%. En este caso, aunque no exista devengo de intereses, deberán liquidarse fiscalmente tal y como si hubiesen existido, afectando esta liquidación a ambas partes, tanto al socio como a la empresa.

Esto es, a efectos fiscales, la parte que presta deberá tributar como un ingreso percibido, por el importe de los intereses “teóricos”, aunque realmente no lo haya hecho, valorados por su valor de mercado, y la parte que recibe el préstamo, como un gasto abonado por la obtención del préstamo, aunque no haya salido de su tesorería.

Los intereses devengados formarán parte de los ingresos de la parte que presta, pudiendo estar sujetos a retención del IRPF o del Impuesto de Sociedades. Por tanto, la prestamista puede estar obligada a practicar la correspondiente retención a cuenta, procediendo a realizar en su momento su liquidación ante la Agencia Tributaria.

¿Y qué pasa si el préstamo no es devuelto y se procede a su condonación?

Puede darse por dos motivos principalmente, primero porque las dificultades de liquidez de la sociedad no mejoren y sea imposible su devolución, o porque el socio decida fortalecer la situación patrimonial de la sociedad y proceda a condonar la deuda.

De cara a la Sociedad, la condonación producirá un aumento de sus Fondos propios, tributando por el importe condonado en el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos jurídicos documentados por el concepto de Operaciones Societarias al tipo tributario del 1%, al tratarse de una aportación de sus socios. De cara al socio prestamista se producirá un aumento del valor de su participación en la Sociedad. No obstante, esta  aportación deberá instrumentarse y ser acordada mediante Junta General de socios.

Como punto final, mencionar que es necesario realizar un análisis completo para cada caso concreto evaluando con detenimiento las posibles repercusiones que se den, tanto a efectos fiscales como en términos contables.

En futuros Posts, veremos la posibilidad de documentar los préstamos como préstamos participativos, lo que podría evitar el devengo de intereses al integrarse en el patrimonio de la entidad.  Pero eso es otro cantar.

¿Y cuándo los socios de una empresa retiran fondos de la empresa para usos distintos a la actividad de la misma?

Pues ocurre lo mismo que en caso anterior pero a la inversa. Al igual que en el caso de préstamos de los socios a la Sociedad, estaríamos ante una operación vinculada, las cuales deben valorarse a precio de mercado. Partiendo de esto, la retirada de efectivo por parte del socio no es más que un préstamo que la Sociedad hace a éste para ser devuelto en un plazo pactado, y como tal préstamo que es, devenga intereses a favor de la Sociedad, los cuales deberán ser abonados por el socio. Los intereses serán computados como ingresos por la Sociedad, y estarán sujetos a la correspondiente retención.

Presentación del modelo 347 en 2013

347

De cara al presente año 2013, la presentación del modelo 347 de declaración anual de operaciones con terceras personas experimenta importantes cambios en la forma de declarar las operaciones, así como en el plazo de su presentación.

Los cambios entran en vigor para la declaración del ejercicio 2012, a presentar en 2013.

Estas modificaciones son:

  1. El volumen de operaciones debe detallarse por trimestres, independientemente de si los importes trimestrales son inferiores a 3.005, 06 euros, (300,51euros en el supuesto de cobros por cuenta de terceros), pero siempre que el cómputo anual si lo supere.
  2. El plazo de presentación de la declaración de las operaciones realizadas durante el año natural anterior, realizada tanto en papel impreso soporte legible o vía telemática, se establece, como fecha límite, para el 28 de febrero, en lugar del 31 de marzo.
  3. Las empresas adscritas al régimen de devolución mensual del IVA que vienen presentando el modelo 340, no tendrán obligación de presentar el modelo 347, a partir de la presentación a realizar en el ejercicio 2013.

http://www.boe.es/boe/dias/2011/12/12/pdfs/BOE-A-2011-19397.pdf

El nuevo reglamento de facturación

Factura

Mediante el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que deroga el antiguo Real Decreto 1496/2003, se aprueba el nuevo Reglamento que regula las obligaciones de facturación, en vigor desde el próximo 1de enero de 2013.

Destacamos en este artículo las novedades más representativas del nuevo Reglamento, tales como la aplicación de un nuevo sistema de facturación basado en dos tipos de facturas: la factura completa u ordinaria y la factura simplificada, la apuesta por la factura electrónica, las nuevas condiciones para las facturas recapitulativas y la concreción de los plazos de emisión.

Facturas simplificadas

A partir del próximo 1 de enero de 2013, la obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de factura simplificada y copia de esta en los supuestos marcados por el Nuevo Reglamento.

Las facturas simplificadas tendrán un contenido más reducido que las facturas completas u ordinarias y, salvo algunas excepciones, podrán expedirse, a elección del obligado a su expedición. Sustituyen a los denominados tickets.

Podrán expedirse cuando su importe no exceda de 400 euros, IVA incluido, cuando se trate de facturas rectificativas, sea cual sea su importe, o cuando su importe no exceda de 3.000 euros, también IVA incluido, y se trate, en este último caso, de alguno de los supuestos respecto de los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tickets en sustitución de facturas.

Se podrán expedir en las siguientes operaciones: Ventas al por menor en general, ventas o servicios en ambulancia, a domicilio del consumidor, transporte de personas y sus equipajes, servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías y similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumo en el acto, servicios prestados por salas de baile y discotecas, servicios telefónicos prestados en cabinas telefónicas de uso público, servicios de peluquería e institutos de belleza, utilización de instalaciones deportivas, revelado de fotografías y servicios de estudios fotográficos, aparcamiento y estacionamiento de vehículos, alquiler de películas, servicios de tintorería y lavandería, y la utilización de autopistas de peaje.

No obstante, la AEAT podrá autorizar la expedición de facturas simplificadas en supuestos distintos de los señalados.

Por contra, la factura simplificada no podrá expedirse en la entrega de bienes destinados a otro Estado miembro de la UE, y en las entregas de bienes y prestaciones de servicios que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, cuando el proveedor del bien o prestado del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura sea expedida por este último con arreglo a lo establecido en el artículo 5 del nuevo Reglamento.

La factura simplificada y su copia deberá contener los siguientes datos, sin perjuicio de los puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otros:

  • Número correlativo de la factura simplificada y serie.
  • Fecha de emisión y fecha en que se hayan efectuado las operaciones, siempre que se trate de una fecha distinta a la de la expedición de la factura.
  • NIF del emisor.
  • Nombre y apellidos, o denominación social del emisor.
  • La identificación del tipo de bienes entregados o de los servicios prestados.
  • Tipo impositivo de IVA aplicado y, opcionalmente, también la expresión “IVA incluido”. Cuando en una misma factura existan operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos de IVA deberá especificarse por separado, además, la parte de la base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
  • La contraprestación o importe total.
  • En las facturas rectificativas, referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
  • Menciones especiales en determinados supuestos.

Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, o bien no lo sea pero también lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos:

  • NIF del receptor con su domicilio.
  • Cuota tributaria que, en su caso se repercuta, consignada por separado.

La AEAT podrá exigir la inclusión de menciones adicionales a las señaladas en los apartados anteriores.

Facturas electrónica

e842a96653Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Con el objetivo de contribuir a la reducción de costes y buscando fomentar la  competitividad de las empresas, el nuevo Reglamento impulsa la facturación electrónica, esto es, aquella factura que, cumpliendo los requisitos establecidos, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

El principio que rige no es otro que el de dar igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica. De esta forma, se podrán expedir facturas por vía electrónica sin necesidad de que las mismas estén sujetas al empleo de una tecnología determinada.

No obstante, para garantizar la seguridad jurídica de los sujetos pasivos que ya venían utilizando el intercambio electrónico de datos (EDI) y la firma electrónica avanzada, este Reglamento reconoce expresamente que dichas tecnologías, que dejan de ser obligatorias, garantizan la autenticidad del origen y la integridad del contenido de las facturas electrónicas.

Plazo para la expedición de facturas

Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, se establece un plazo armonizado para su expedición que será antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del Impuesto correspondiente a la citada operación.

Facturas recapitulativas

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

Estas facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas. No obstante, cuando el destinatario de éstas sea un empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

http://www.boe.es/boe/dias/2012/12/01/pdfs/BOE-A-2012-14696.pdf