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Mejora de la productividad

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“La eficiencia es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos”

Productividad es la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la cantidad de recursos utilizados para obtener dicha producción.

Para medir la productividad deberemos utilizar la siguiente fórmula:

Productividad = Número de unidades producidas / insumos empleados

El objetivo es establecer la relación perfecta entre ambas variables para maximizar la producción total, con grandes beneficios en ahorro de tiempo y costes que impulsan la rentabilidad y el crecimiento. En definitiva, consiste en optimizar al máximo todos los recursos disponibles para producir y conseguir ser más competitivos.

Además, mejorar la productividad de las empresas es un aspecto clave para mejorar el nivel de vida de la sociedad en general y se traduce en mayores salarios, más empleo, incentiva la inversión y permite más rentabilidad para el capital invertido, impulsando, así mismo, el crecimiento de la economía.

¿Y cómo lograrlo? La condición imprescindible para alcanzar mejoras en la productividad de una empresa es que exista una buena gestión empresarial. Se deberá:

  • Ser capaces de detectar los elementos que no funcionan correctamente es fundamental para incrementar la productividad de nuestro negocio. Hay que localizar donde se puede aumentar la eficiencia de la empresa identificando las áreas o procesos en los qué, aplicando nuevas o distintas metodologías, puede conseguirse una mejora productiva: Productos, equipos y procesos productivos, tecnología, personal, proveedores, energía, metodología, sinergias…
  • Deben definirse unos objetivos claros, reales y alcanzables, con la fijación de los plazos en que deben ser realizados. La productividad está asociada a la eficiencia y al tiempo.
  • El equipo humano es una de las partes esenciales para la consecución de cualquier proyecto de mejora de productividad.
  • Identificación de los indicadores que vamos a utilizar para medir los distintos factores que intervienen en el proceso de mejora. Para evaluar la eficiencia productiva y las capacidades de que se disponen, habrá que contemplar aspectos financieros, de estructura, productivos, procesos, tecnológicos, del mercado y la calidad, y por supuesto, el equipo y la mano de obra.
  • Implementar los cambios y mejoras.
  • Revisión constante y control de los cambios y mejoras alcanzados en base a los indicados utilizados. Debe existir una constante supervisión con el fin de poder corregir cualquier desviación surgida.

Si la productividad la medimos en términos laborales, será sinónimo de rendimiento.

Una buena productividad laboral es el resultado de saber utilizar los recursos con los que cuenta la empresa de forma adecuada y tener claro que dedicar más horas al trabajo no tiene por qué traducirse en una mayor productividad.

Acciones que se deben realizar para alcanzar una mayor productividad laboral:

  • Que cada empleado tenga claro cuáles son las metas y objetivos marcados, evitando la falta de motivación.
  • Cuidar el ambiente de trabajo.
  • Clima de comunicación constante.
  • Fomentar el trabajo en equipo.
  • Establecimiento de planes de incentivos por la consecución de objetivos.
  • Saber delegar responsabilidades.
  • Potenciar medidas de conciliación y flexibilidad laboral
  • Planificación.
  • Contar con tecnología adecuada y actualizada, y capacitar al personal para su correcto uso.
  • Incentivar a la plantilla para que aporten ideas y nuevos proyectos: Incentivar la creatividad.
  • Contacto permanentemente con los clientes para conocer de primera mano sus necesidades.
  • Evaluación constante de la empresa y de sus trabajadores, con el fin de conocer los aciertos y desviaciones.

Por último, existen distintas técnicas que desarrollan sistemas de acciones y toma de decisiones orientadas a la mejora de la productividad. Destacamos, entre otras:

  • Lean: Se basa en la eliminación de “desperdicios” en la gestión.
  • Kanban: Gestiona las tareas de trabajo dentro de una empresa.
  • Scrum: Se basa en las buenas prácticas, el trabajo en equipo y la fijación de objetivos y tareas con la aplicación de un sistema de retroalimentación continuo.
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Reorganiza tu empresa: Podemos ayudarte

Reo

Podemos ayudar en la reorganización interna de una empresa.

Podemos ayudar a crear una estructura fuerte, organizada y controlada.

Podemos auditar y conocer la situación real de la empresa en todas sus áreas: Económica, financiera, organizativa, laboral, comercial, producción.

Podemos trabajar en instaurar una verdadera cultura empresarial.

Podemos planificar y crear una estrategia de negocio.

Podemos optimizar la estructura de la empresa.

Podemos ayudar a localizar los problemas y podemos ayudar a solucionarlos.

Podemos crear un buen sistema de información que aporte datos reales y fiables que faciliten la toma de decisiones y eviten gestionar a ciegas la empresa. 

Podemos conseguir que la contabilidad se convierta en una herramienta útil y esencial en la empresa para que refleje su verdadera situación económico-financiera.

Podemos y debemos trabajar desde dentro para que todos los cambios y mejoras que se instauren permanezcan estables de cara al futuro.


Podemos ayudar a detectar que es lo importante y que no.

Podemos ayudar modificando o instaurando nuevos métodos de trabajo.

Podemos ayudar a conseguir los objetivos.

Podemos instaurar una verdadera política de cambio y mejora.

Podemos ayudar a realizar una correcta gestión financiera.

Podemos ayudar a planificar la tesorería.

Podemos ayudar al ajuste de costes de acuerdo con las necesidades del negocio.

Podemos ayudar a la optimización de los recursos y medios existentes, tanto humanos como materiales.

Podemos trabajar en la mejora de la productividad.

Podemos equilibrar y optimizar la financiación externa de la empresa.

Podemos trabajar con el objetivo de la rentabilidad.

Podemos ayudar a instaurar un sistema de control.

Podemos ayudar a no depender de una asesoría externa que desconozca nuestro producto y empresa y que no aporte los datos reales que la empresa necesita.


Podemos y debemos escuchar a nuestro cliente y a su equipo.

Podemos ayudar y apoyar en la toma de decisiones.

Podemos mostrar cuando hay que actuar ante situaciones adversas.

Podemos ayudar a alinear al equipo humano en el proyecto empresarial.

Podemos enseñar a cómo trabajar en equipo.

Podemos ayudar a que el trabajo diario de cada integrante vaya siempre orientado hacia la calidad y el cliente.

Podemos y debemos trabajar codo a codo con el equipo.

Podemos formar en conocimientos y habilidades que aporten valor a la empresa.

Podemos servir de apoyo y soporte a las decisiones que la dirección de la empresa debe tomar día a día.

Podemos hacer de coach, asesor, mentor...

Podemos y debemos evitar que el día a día nos consuma, que la empresa nos arrastre y que no nos permita planificar ni trabajar de manera estratégica.


Podemos aportar ideas.

Podemos aportar visión de futuro.

Podemos transferir conocimientos y la experiencia de muchos años de vida empresarial.

Podemos ayudar trabajando todos juntos.

Podemos aportar confianza y una gran capacidad de trabajo.

… y además, podemos y debemos trasmitir entusiasmo.

¿Quieres que te ayudemos?

¿Cómo ser más productivo?

 

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Ser productivo no es una cuestión de trabajar más horas. Es una cuestión de trabajar mejor.

Los datos estadísticos nos dicen que en los países de la UE en los que se la jornada laboral diaria se prolonga de manera generalizada, la productividad que se genera por hora trabajada es mucho menor que en aquellos países en los que se respetan los horarios. Esto no quiere decir que no se pueda ampliar o alargar alguna jornada si es necesario, pero no debe tomarse como una norma general. La hora de salida es un objetivo que debe ser cumplido por todos, y solo cuando sea estrictamente necesario la jornada podrá ampliarse como caso excepcional.

Para ser más productivo es indispensable estar motivado:

  • A nivel individual, dependerá de la actitud con que se afronte el trabajo y de la capacidad de evitar distracciones. Podríamos decir que el ser más productivo depende realmente de uno mismo.
  • A nivel profesional, además de la actitud personal, es necesario disponer de unas condiciones laborales que ayuden a esta motivación y con un entorno laboral que permita el desarrollo personal.

No obstante, cada persona es un mundo: Hay personas que se motivan solas, hay otras a la que hay que ayudar a motivarse, las hay que se les motiva más rápido, y también, por qué no decirlo, hay personas a las que es muy difícil de motivar.

Aun así, por norma general, los trabajadores que son felices, tanto a nivel personal como a nivel profesional, son también los trabajadores más productivos.

¿Cómo se motiva a un empleado para que sea más productivo?

Lo primero que siempre se nos viene a la cabeza es el salario. Estar bien remunerado motiva, pero ¿Un salario alto hace que se sea más productivo? No tiene por qué. Entonces, ¿Un salario más bajo aumenta la productividad?  Tampoco. Entonces ¿Qué ayuda a ser más productivo?

El salario motiva, claro, pero también otras cosas menos materiales, tales como las condiciones laborales, la conciliación, la participación en el desarrollo de la empresa, la formación, la flexibilidad de horarios, el ambiente en el equipo…y sobre todo la confianza y el reconocimiento que se nos deposita. Todo esto último nos hace sentirnos mejor y más importantes. Es principal que un empleado se sienta valorado y respetado, que sienta que puede aportar ideas a su empresa y que perciba que se le escucha.

En resumen, puede motivarse a un empleado para que mejore su productividad con:

  • Con una remuneración digna e incentivos por consecución de objetivos.
  • Mejorando y flexibilizando sus condiciones laborales.
  • Promoviendo su participación en el desarrollo de la empresa y escuchando sus aportaciones.
  • Valorando  sus conocimientos y experiencia.

Leonard J. Glick, profesor de gestión y desarrollo organizacional de Northeastern University, Boston, recomienda en la revista Forbes qué para que un trabajador se sienta feliz en una empresa y esa felicidad se transmita en un incremento de la productividad, hay que conseguir:

  1. Que se sientan partícipes de la empresa y responsables de participar en el producto que el cliente compra.
  2. Hay que transmitirles confianza para salir de su zona de confort con el fin de que quieran crecer y afrontar nuevas responsabilidades. El mayor riesgo para una empresa es tener gente quemada o aburrida.
  3. Compartir constantemente información con los trabajadores y empleados, tanto noticias buenas como menos buenas, para que conozcan de primera mano cuales son los desafíos a los que se enfrenta la empresa, y ellos como partícipes de la misma.
  4. El salario no es el único elemento motivador que existe en las empresas. La motivación de un trabajador surge de la oportunidad de aprender, de crecer, de contribuir, de participar.
  5. Las comodidades en la oficina importan, así como los espacios abiertos y distendidos que muchas compañías importantes han implementado en sus centros de trabajo, pero para que esto no se quede sin valor es necesario que vaya acompañado de políticas de motivación y de compromiso que se centre en los empleados: Puede que sea más fácil que la gente venga a trabajar, pero esto no significa que trabajen más ni mejor por tener esas facilidades.
  6. Y, no se debe olvidar nunca que la jerarquía existe, y que el liderazgo es necesario en las empresas. Cada uno debe estar en su puesto, y no confundir las relaciones abiertas entre jefes y empleados con una relación de igualdad.

Y… ¿Cómo consigue uno mismo ser más productivo?

Ser organizado y productivo son dos cosas que van de parejas y son indivisibles. La organización es fundamental para que sepamos hacia donde nos dirigimos, qué vamos a hacer y el tiempo que necesitamos dedicar a cada cometido.

Ser realistas con lo que cada uno puedo hacer o puede conseguir y marcar bien los objetivos antes de empezar a conseguirlos.

La planificación es la mejor vía para incrementar la eficiencia: Si hay algo que nos ayuda a ser más productivos eso es sin duda una buena planificación.

La concentración y el aprovechamiento del tiempo se convierte en un aspecto vital para conseguir aumentar nuestra productividad: La productividad es la relación entre los resultados que queremos obtener y el tiempo que utilizamos en lograrlos: A mayor tiempo empleado menor es la productividad que se obtiene.

La actitud con la que uno mismo afronta el trabajo.

La capacidad de evitar distracciones que nos restan productividad, optimizar el tiempo, priorizar, saber decir que no y saber distinguir entre qué tareas son importantes y cuales no.

El descanso, la alimentación saludable y el saber disfrutar de la vida personal.

Y por supuesto, el talento.

En resumen, si aplicamos todas estas premisas, conseguiremos ser más productivos, nos sentiremos mejor y lograremos estar más satisfechos.

Puedes ver más sobre la productividad en el trabajo en: https://septimagl.wordpress.com/?s=productividad

Cómo aplicar medidas de conciliación en la empresa pyme

 

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A día de hoy está ya ampliamente demostrado que la existencia y aplicación de culturas de conciliación de la vida laboral y personal en las empresas contribuye directamente a la mejora de los resultados, beneficia a las empresas y supone  grandes ventajas competitivas. Además, el desempeño del trabajo en ambientes amigables y flexibles se traduce claramente en mejores niveles organizativos, productivos e incluso financieros,  contribuyendo, así mismo, a la reducción del absentismo laboral de forma considerable.

Pero su implementación en una empresa pyme no es tan fácil como en las grandes compañías, principalmente por la falta de recursos económicos y humanos, a lo que hay que sumar también la falta de cambio de mentalidad de muchos empresarios respecto a estas medidas. Por ese motivo, existen muchas voces que reclaman cada día más un apoyo legislativo y de las administraciones públicas para que estas medidas se puedan aplicar con eficacia y sin daño para las empresas.

Así mismo, todos sabemos que la innovación en la empresa es una de la más importantes herramientas para generar competitividad, pero en la mayoría de los casos, esta innovación se deriva más a la parte tecnológica que a la humana, no percibiéndose que innovar en la gestión de los recursos humanos también proporciona, y en ocasiones de forma más rápida, grandes ventajas competitivas, incrementa la productividad del trabajador, y genera satisfacción, fidelización y compromiso con la empresa.

Medidas que se puede adoptar en una Pyme para conseguir una buena conciliación.

  • El establecimiento de horarios flexibles, tanto en la entrada o salida, como en la distribución semanal de la jornada de trabajo.
  • El trabajo a distancia o en el propio domicilio del trabajador.
  • La aplicación de beneficios sociales, tales como seguros médicos, cheques restaurante, ayudas al transporte, cheques guardería, u otro tipo de ayudas que mejoran la vida cotidiana del trabajador.
  • La formación y el aprendizaje de idiomas se traduce en opciones muy demandadas.
  • Y por último, el tiempo libre. La posibilidad de que el desarrollo profesional y laboral no perjudique el disfrute de tiempo libre es imprescindible tanto para el trabajador como para la empresa.

Todas estas medidas aunque no incrementan los salarios en muchas ocasiones, si los optimizan al beneficiarse de ventajas fiscales tanto para el trabajador (exención de retención por IRPF hasta los límites establecidos) como para las empresas, y no disminuyen, además, las cotizaciones a la Seguridad Social de cara a futuras prestaciones.

Pero, como ya hemos dicho, para poder aplicar todas o muchas de estas medidas, es fundamental que se produzca un gran cambio de mentalidad en las empresas pymes, que se preparen y adapten tecnológicamente, por ejemplo, para el trabajo a distancia, y que en definitiva, no se prime la cultura del estar siempre presente, sino que lo que prime sea la productividad del trabajador y la consecución de los objetivos marcados.

¿Por qué las pequeñas empresas necesitan a la consultoría?

 

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“El cambio es la razón de ser de la Consultoría”

Simple y llanamente,  la consultoría es un servicio que ayuda a las empresas (grandes o pequeñas) a mejorar su organización, a ser más competitivas, a mejorar sus resultados, y a mirar y trabajar por el futuro.

Es un servicio ampliamente utilizado por las grandes empresas o multinacionales, pero, sorprendentemente, no lo es tanto en las empresas pequeñas o medianas (Pymes), las cuales, se muestran muchas veces reacias a acometer procesos de cambio acompañados por un especialista externo.

O dicho de otra manera, si las multinacionales, que cuentan con personal altamente cualificado, recurren a especialistas externos para obtener una visión diferente o como solución a alguno de sus problemas, como es posible que las pequeñas organizaciones, cuya capacidad de poseer talento está más limitada, no recurran a estos servicios qué les puede reportar ideas frescas, conocimientos, organización y visión de futuro, que de manera interna, nunca podrán alcanzar.

La consultoría: Una inversión

Hay que entender la consultoría como una inversión y nunca como un gasto. Y además debe contemplarse como una inversión que se recupera en el muy corto plazo. Sin tener esta visión, los empresarios nunca optarán por buscar ayuda fuera de su empresa.

Cuantas veces habremos oído aquello de “no puedo” o “es muy caro” o “eso es para las grandes”. Pero la realidad es otra: La consultoría existe para ayudar a las empresas, para apoyarlas y para conseguir mejoras y crecimiento. Y los servicios que presta deben estar siempre en consonancia y en equilibrio con la realidad de las empresas clientes.

Los servicios de consultoría, y su coste, deben estar siempre en sintonía con el tamaño, situación o composición de la empresa. El coste de la consultoría debe ser proporcional a los servicios a desarrollar, pero también debe serlo al tamaño y situación del cliente. De igual manera, la planificación del trabajo, la metodología a aplicar y los objetivos a lograr. Si no es así, será muy difícil alcanzar el éxito del proyecto.

¿Qué puede aportar la consultoría a una pequeña o mediana empresa?

Todas las personas necesitamos ayuda y orientación para tomar buenas decisiones y elegir el camino correcto. Lo mismo ocurre con las empresas.

La consultoría, y en concreto, la consultoría de estrategia y organización, aporta conocimientos y técnicas externas que guían eficientemente a los gestores de las empresas y les ayuda a enfrentarse a hechos o situaciones, qué, por si solos, nunca serían capaces de afrontar.

Pero estos servicios no solo sirven para situaciones de riesgo o de peligro, sino que se desarrollan también para afrontar proyectos de futuro, de mejora o de crecimiento.

Podemos resumir lo que la consultoría puede aportar a una pequeña o mediana empresa en los siguientes puntos:

  • Aporta expertos externos con amplia experiencia empresarial.
  • Desarrolla servicios independientes y objetivos, obteniendo una visión externa de la empresa.
  • Permite a las compañías trabajar por su futuro y con una visión a largo plazo.
  • Aprovecha las experiencias y técnicas obtenidas de otras compañías.
  • Identifica, estudia y trabaja las problemáticas existentes.
  • Proporciona experiencia, conocimientos e instruye al personal de la empresa.
  • Implementa procesos de mejora continua.
  • Y finalmente, la consultoría desarrolla proyectos con fecha de inicio pero también de finalización, para que sus resultados permanezcan en la empresa y puedan ser continuados por sus propios integrantes.

Situaciones en las que es conveniente optar por servicios de consultoría

  • Como apoyo y soporte empresarial.
  • Para resolver problemas concretos o necesidades específicas.
  • Para reorganizar y fortalecer las estructuras o áreas de la empresa.
  • En la optimización de los recursos de la empresa, sus medios productivos y su estructura de personal.
  • En la implantación de mejoras en los sistemas y procesos.
  • Para aumentar los niveles de eficiencia de los departamentos de la empresa, evitar la alta rotación del personal y la falta de motivación.
  • Mejorar de la productividad.
  • Aumento de las ventas y acceso a nuevos mercados o líneas de producto.
  • Para acometer proyectos de crecimiento.
  • Mejora de la rentabilidad.
  • Para desarrollar políticas orientadas al servicio y la calidad de los productos o servicios.
  • Para diseñar e implantar nuevas estrategias de desarrollo.
  • Para formar y capacitar al personal de la empresa.
  • Para implantar metodologías de control, evaluación y de seguimiento continuo.
  • Para generar la información necesaria que permita a la Dirección de la empresa una toma de decisiones basada en información real y fiable.
  • Facilitar el acceso y adaptación a nuevas tecnologías.
  • Etc.

En definitiva, la consultoría es muy útil para las pequeñas y medianas empresas porque les ayuda a mejorar sus niveles de eficiencia, a fortalecer su estructura, a mejorar su productividad y rentabilidad, y a dar soporte y apoyo al empresario en la consecución de los objetivos marcados. Y siempre debe hacerse desde una posición de confianza y cercanía, donde los problemas y soluciones se entiendan como propios.

Y esto es, porque el consultor debe entenderse como un socio” estratégico y cualificado de la empresa y su dirección, y no como un proveedor. Y por su parte, el consultor debe vivir la empresa como si fuera suya. Juntos alcanzarán todos los objetivos.

 

Análisis DAFO

El método DAFO se basa en el análisis de los puntos fuertes y de los puntos débiles de una Empresa tanto de manera interna como externa, buscando detectar cuáles son nuestras ventajas y desventajas competitivas.

Permite conocer la situación real de una empresa en un momento concreto, comparando el entorno externo con la situación interna de la Empresa y sirve de soporte para la adopción decisiones estratégicas adecuadas.

Y muy importante, es de aplicación a cualquier tipo de empresa o negocio, sea grande o pequeña, y además, es fácil de realizar: Solo se necesita un poco de tiempo y mucha objetividad.

Su nombre se determina por el significado de sus iniciales: Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades.

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El análisis DAFO

El estudio se divide en dos: Un análisis interno, y de puertas adentro, que analiza la situación real del negocio, y uno externo, que debe localizar las amenazas y oportunidades que pueden presentarse.

Análisis Interno.

Trata de detectar las fortalezas y debilidades de nuestra organización.

Debilidades: Analiza los puntos débiles internos que limitan el buen desarrollo de la empresa, los aspectos qué pueden mejorarse, las desventajas o debilidades que tenemos respecto a la competencia, y qué aspectos negativos aprecian nuestros consumidores o usuarios.

Fortalezas: Aspectos positivos que nos diferencian de la competencia. Profundiza en los puntos fuertes del negocio y en los elementos diferenciadores que tiene la empresa frente a sus competidores. Dicho de otra manera, Hay que conocer en qué somos buenos y en qué nos diferenciamos de la competencia.

Se deben analizar, entre otros,  los siguientes aspectos internos:

  • Proyecto y Empresa: La idea de negocio,  valor de la marca, Socios, dirección estratégica.
  • Producción: Capacidad productiva, recursos tecnológicos, obsolescencia de las instalaciones, costes de producción, etc.
  • Recursos Humanos: Equipo humano, experiencia, cualificación, formación, retención de talento, productividad del personal,  capacidad directiva, cultura empresarial.
  • Financiero: Situación financiera, Tesorería y grado de autofinanciación, nivel de endeudamiento, valor de los bienes, valor de las obligaciones, rentabilidad,…
  • Marketing y ventas: Posicionamiento de los productos y servicios, canales de distribución, precios, fidelización del cliente…

Análisis Externo

Se trata de detectar las oportunidades y las amenazas de nuestro entorno. Este análisis determina qué factores pueden afectar tanto de manera positiva (oportunidad) como de manera negativa (amenaza) al desarrollo de la actividad de la empresa.

Oportunidades: Cualquier factor de nuestro entorno y ajeno al negocio que es favorable para el desarrollo de nuestra estrategia y que posibilite una mejora. Son factores sociales, políticos, legales, competitivos, etc. que pueden suponer una ventaja competitiva, la entrada en nuevos mercados, la ampliación de la cartera de clientes, etc.

Amenazas: Por el contrario, en el apartado de amenazas, debemos incluir todos los factores externos que ponen o pueden poner en peligro el desarrollo de la actividad, la viabilidad del negocio o la estrategia empresarial.

Los factores externos a analizar son:

  • Mercado: Nueva competencia, público objetivo, volumen del mercado y evolución de la demanda, Cambio de las necesidades y gustos de los consumidores.
  • Sector y Competencia: Tendencias, características, productos de la competencia, su política de precios, sus canales de distribución…
  • Entorno: Factores económicos, sociales, políticos, fiscales, geográficos, tecnológicos o ambientales que puedan influir directa o indirectamente en el desarrollo del negocio.
  • Estrategias a aplicar tras el análisis DAFO.

Estrategias tras el análisis

En base a los resultados obtenidos en el análisis DAFO, se deberá determinar y aplicar la decisión estratégica más adecuada. Podemos clasificar estas estrategias en ofensiva, defensiva, para la supervivencia o para la reorientación.

Ofensiva. Hay que potenciar al máximo las fortalezas propias y aprovechar las oportunidades que  el mercado ofrece.

Defensiva. Se basa en apoyarse en las fortalezas propias para evitar las amenazas externas.

De Supervivencia. Se centra en hacer frente a las amenazas externas minimizando las debilidades internas.

De reorientación. Se saca provecho a las oportunidades que pueden ocasionarse en el mercado con el fin de minimizar las debilidades de la empresa a nivel interno.

 

Y muy importante,

El análisis será erróneo si no se examina de forma objetiva la realidad y la situación de real de nuestra empresa, por lo que hay que evitar desvirtuar la realidad, o engañarnos a nosotros mismos, minimizando las debilidades y amenazas y sobrevalorando las fortalezas y oportunidades.

Alquilar un directivo: Interim Manager

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Podemos decir que el concepto de Interim Management es lo más parecido a alquilar un directivo. Y surge cuando una empresa, en vez de contratar a un nuevo ejecutivo de forma permanente, opta por contratar los servicios de un profesional ajeno a la Compañía, con una acreditada experiencia en gestión empresarial, finanzas, marketing, ventas… para desempeñar, en un tiempo determinado esa labor específica. Además, con resultados inmediatos y a un menor coste.

El término de Interim Manager identifica a expertos a los que se contrata para una misión específica en un tiempo determinado: Profesionales con dilatada experiencia en gestión y dirección que se incorporan de forma externa a una empresa para llevar a cabo una misión ejecutiva muy concreta durante un plazo de tiempo determinado y con unos objetivos previamente definidos.

El Interim Manager no es un consultor, ni puede catalogarse como una contratación de trabajo temporal. El Interim Manager es un directivo temporal: Una figura con amplia experiencia directiva, que ha gestionado situaciones diversas, que está claramente orientada a la gestión y a los resultados, y que presta sus servicios profesionales durante un periodo de tiempo limitado, como un integrante más de la empresa, pero sin pertenecer a ella.

Realiza servicios aptos para cualquier empresa, grande o pequeña, pública o privada, empresa familiar o participada por Capital riesgo… Por tanto, la actuación de un Interim Manager no está ligada al perfil de la empresa, sino a sus circunstancias y a la necesidad de disponer, por un periodo definido, de ejecutivos y/o gestores con una experiencia contrastada y a un coste variable.

El Interim Manager da respuestas a necesidades muy diversas: Adopción de medidas urgentes, procesos de gestión del cambio, reorganización, reestructuraciones, mejora de procesos, ejecución de proyectos, cambios estratégicos, reemplazo temporal de directivos, reflotamiento de empresas, etc.

La cuestión es: ¿Por qué una empresa se plantea recurrir a un directivo externo?

Ventajas de contratar a un Interim Manager

En primer lugar, la experiencia. El poder acceder a un profesional de nivel superior de que de otra manera sería imposible poder contar con él.

También, la rapidez: Un proceso normal de selección de directivos requiere normalmente meses. Esto hace que la incorporación y puesta en marcha del proyecto sea muy rápida.

La vinculación: La relación entre el Interim Manager y la empresa es siempre temporal y por un periodo de tiempo determinado: La media de tiempo que duran este tipo de proyectos es de seis o siete meses, pudiendo alargarse hasta un año como máximo. Además, el reto del Interim Manager es cumplir los plazos.

La retribución se realiza, en gran medida, en función de los objetivos a alcanzar, suponiendo un coste variable, y no fijo  para la empresa. La fórmula habitual consiste en dividir el coste del servicio entre unos honorarios fijos y un variable determinado en función de los resultados obtenidos.

Son profesionales que deben actuar con un alto grado de objetividad y  visión independiente y, al operar en los niveles de dirección, deben disponer de la autoridad y el apoyo necesario para ejecutar los cambios encomendados en la organización.

Su trabajo se desarrolla en función de los objetivos a alcanzar, con un alto grado de compromiso e implicación y consiguiendo una productividad muy elevada. Por tanto, su papel no puede ser consultivo, sino que debe ser ejecutivo, siendo responsable de definir y ejecutar los proyectos y asumir la responsabilidad de su consecución.

Por último, para que la actuación del Interim Manager sea enteramente satisfactoria, debe convertirse en una figura que complemente y mejore el equipo directivo de la empresa, pero nunca debe constituir una amenaza para el equipo de gestión permanente. Con su labor se debe incrementar el valor de los equipos y actuar como un verdadero “mentor” de los profesionales de la empresa. Por ese motivo, debe tener un alto nivel de empatía, de capacidad de escuchar y tener la capacidad de integrarse rápidamente.

¿Qué objetivo busca la contratación de un Interim Manager?

El objetivo puede ser cualquiera: Revitalizar el negocio, aumentar los beneficios y reducir gastos, incrementar la productividad, pilotar procesos de internacionalización, preparar la compra de una empresa. Al detalle, podemos mencionar:

  • Cuando se requiere un profesional para dirigir o liderar un área determinado de la Empresa, sin que sea necesaria una dedicación completa.
  • Cuando se necesita un profesional con experiencia para realizar una función específica o llevar a cabo un proyecto concreto de duración determinada que requiere un perfil que no se encuentra dentro de la compañía, o no sea posible una contratación.
  • Cuando se da una vacante temporal de un cargo directivo por baja temporal, cese o dimisión, y mientras se concreta una futura incorporación definitiva.
  • En el desarrollo de las habilidades de dirección.
  • Cuando la Empresa se encuentre inmersa en un proceso de cambio o reestructuración, o en la elaboración e implementación de nuevos modelos de negocio o planes estratégicos.
  • En la implantación de planes de reducción de costes, de nuevas líneas de producción, de sistemas de información o certificaciones de calidad…
  • En el desarrollo de nuevos productos o su lanzamiento, nuevos nichos de mercado, internacionalización, etc.
  • En la profesionalización del consejo familiar, en la preparación de una sucesión generacional
  • Cuando se está o se inicia un proceso de Adquisición, venta o fusión de la empresa.
  • Etc.

¿Por qué es necesario acometer procesos de reorganización?

Lego Organización WP

“Siempre lo hemos hecho así’, “Si se hace así, será por algo”

Estas frases nos deben sonar bastante, pero… ¿Realmente, lo estamos haciendo bien? ¿Es lo que realmente necesitamos? ¿No nos estaremos equivocando?

Es muy habitual encontrarnos con organizaciones qué, disponiendo de un buen producto y un buen equipo, no disponen de una estructura empresarial sólida que lo sustente y que les permita mantenerse o crecer. No son fuertes internamente debido a una mala organización, procesos erróneos o poco definidos, poca unión entre sus áreas, recursos infrautilizados que disminuyen la eficiencia del negocio, controles de gestión deficientes, falta de información para la toma de decisiones, nula planificación, falta de estrategia empresarial…

Necesitan, entonces, optimizarse y fortalecer su modelo de negocio: La empresa se encuentre por debajo de su potencial al poseer una estructura organizativa que no se adaptada a la realidad del negocio y a las necesidades de los clientes y del mercado.

En otras ocasiones, el día a día nos gana la batalla y acabamos siendo arrastrados por la organización, cuando debe ser al revés: Nosotros somos los conductores y por tanto, debemos controlar nuestra organización antes de que ella nos controles a nosotros.

O cuando la empresa se encuentra inmersa en situaciones de crisis o momentos difíciles, cuando no se están alcanzando las expectativas previstas, cuando no se cumplen los planes de negocio, cuando disminuyen nuestras ventas, cuando aparecen desequilibrios financieros y de tesorería difíciles de sobrellevar…

En todos estos casos, debemos detenernos, analizar la situación, y si es necesario, pedir ayuda para cambiar la situación y mejorar el funcionamiento de nuestra empresa.

Es el momento de actuar: Cuando una empresa necesita someterse a un profundo proceso de reorganización interna hay que plantarse, tomar decisiones y actuar sobre todo aquello susceptible de realizar acciones de mejora o corrección y optimizar su funcionamiento. De esta manera, se pone en marcha el proceso de cambio.

La consultoría de organización y estratégica se ocupa de prestar esta ayuda y servir de apoyo a las empresas para que éstas alcancen una estructura empresarial sólida y fiable que asiente su futuro y le permita competir en los mercados mediante la diferenciación de su competencia. La consultoría de organización ayuda a construir organizaciones más fuertes y capaces de cumplir con sus objetivos a través del cambio de su modelo de negocio.

Comentábamos en nuestro artículo  “Sobre la consultoría… ¿Qué es la consultoría?” del pasado 10 de diciembre, que son servicios al que las empresas recurren cuando necesitan ayuda para encontrar soluciones a situaciones o problemas que no saben o no pueden afrontar por sí mismas, o cuando buscan nuevas oportunidades de futuro que les permita crecer y alcanzar  objetivos estratégicos. Ayudan a las empresas a identificar y definir los problemas que les afectan, a analizar las causas que los han provocado y a acometer las acciones necesarias para su solución. Son servicios que se contratan para mejorar  los sistemas y métodos establecidos, para planificar y gestionar los cambios en la organización y para perfeccionar o asesorar a los integrantes de la empresa. Aportan, soporte y apoyo a planes de crecimiento, de organización o de mejora de resultados.

La consultoría de organización centra su intervención en la optimización de la gestión empresarial en todos sus procesos y áreas: financiero, contable, administrativo, comercial, producción y recursos humanos, diseñando y aplicando estrategias empresariales en base a las necesidades reales de la empresa.

El trabajo de reorganización debe realizarse de manera diferenciada, personal y conjuntamente con el cliente, es decir, con la colaboración y participación de todos los integrantes de la empresa, porqué los cambios deben producirse desde dentro para qué, una vez instaurados, permanezcan estables de cara al futuro.

Las actuaciones consisten en la localización, evaluación, desarrollo e implantación de soluciones  para corregir y mejorar los procesos organizativos y de dirección existentes, redefiniendo el modelo organizativo y operativo, implantando sistemas de gestión eficientes y diseñando y aplicando mecanismos de seguimiento y control del negocio.

Partiendo de un análisis certero de la realidad y de lo que se pretende que ocurra en el futuro, es fundamental el trazar un plan estratégico claramente definido y establecer modelos de gestión adecuados que pongan en práctica las líneas estratégicas marcadas. Esquemáticamente, organizar implica:

  • El Estudio y análisis de la situación de la empresa.
  • Alcanzar conclusiones, detectar deficiencias y proponer mejoras.
  • Definir los objetivos a corto y largo plazo, y definición de la estrategia y políticas de cambio.
  • Implantación y puesta en marcha de los planes de actuación.
  • Asesoramiento continúo.
  • Seguimiento y corrección de desviaciones.
  • Finalización del proyecto de organización.

Además, es imprescindible elaborar un buen sistema de información que facilite a la dirección y a la empresa la toma de decisiones en base a datos reales y en tiempo real, evitando así que la empresa se gestione “a ciegas” o con información o datos obsoletos. Es de vital importancia que los estados contables y financieros de la organización sean analizados adecuadamente. La contabilidad no debe suponer un mero trámite para cumplir con los requisitos legales. Debe servir como fuente de información para la empresa y para su dirección, y debe ser el punto de partida ante la toma de cualquier decisión.

Por otro lado, hay que establecer mecanismos de seguimiento y control periódico del negocio. El éxito de todo proceso de organización pasa por realizar un continuo seguimiento, control y mejora de sus procesos. En definitiva, por mantener vivo el cambio.

El objetivo es también mejorar la eficiencia de la Dirección de la empresa en la toma de sus decisiones, tanto de gestión como estratégicas.

Un plan de transformación o reorganización puede contemplar, entre otras, las siguientes actuaciones:

  • Redefinición estratégica del negocio.
  • Diseño del plan de actuación.
  • Asignación de recursos.
  • Impulso de las ventas.
  • Productos y política de precios. Competencia y mercado.
  • Optimización de recursos productivos y medios.
  • Mejoras en los procesos productivos y logísticos.
  • Procesos comerciales, financieros y administrativos.
  • Mejora de la eficiencia de la Dirección de la empresa en la planificación y toma de decisiones.
  • Mejora de los canales de comunicación.
  • Optimización de compras.
  • Análisis y reducción de Costes.
  • Gestión de la rentabilidad (Productos, clientes, líneas de negocio …)
  • Análisis del equipo humano. Dimensión, perfiles, productividad, formación.
  • Revisión y adecuación de la situación financiera y económica.
  • Controles de gestión.

Y todo esto, debe llevarse a cabo entre cliente y consultor, porqué una buena actuación de organización no puede limitarse  a definir, asesorar y teorizar. La consultoría debe convertirse en parte activa del proceso de cambio, debe participar plenamente en su implantación, participando y trabajando con cada uno de los integrantes de la empresa, consiguiendo así la plena integración.

SGL Consultores realiza consultoría de organización y estratégica y asesoramiento a empresas siguiendo estos criterios y basándose en una relación de entera transparencia y confianza con sus clientes. No podía ser de otra manera.